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出口订单管理系统

 

一、系统简介

目前众多的国产汽车生产企业在出口汽车时,都是通过手工来维护外商的订单,到内部生产时更是口头沟通,导致合同档案管理不完善,订单数据经常因为没有文件存档而出现错误,更是导致重复工作多工作量大、各部门业务流转不连贯、审批周期长、手工处理容易造成数据偏差、历史数据不容易统计分析、责任不清晰等诸多管理问题。

系统将在管理上提高企业管理的规范化程度,使各部门之间充分协作、步调一致;业务上规范订单、合同流程,提高工作效率,减少人为误差;数据上统计整理历史数据,为优化管理、降低运营成本提供数据依据。

 

二、系统功能

系统提供了订单管理、合同管理、外汇管理、生产入库跟踪、物流发运、国内清关手续、结汇单据管理、统计及可视化跟踪业务模块和系统管理等辅助模块。本方案使汽车厂家对出口订单的管理系统化、规范化;可实现销售部门对出口车订单的生产及发运的全过程跟踪;通过数据交换子系统实现与SAP等ERP软件的数据交换,以达到生产部门对车辆生产的全过程管理;建立统一的汽车出口管理平台,实现车辆出口的可持续发展。

系统应用架构图:


系统主要包含以下功能模块:

1.订单管理

业务人员根据海外经销商的采购意向填报订单,提交技术、价格及物流进行审批,审批通过后可生成合同。

2.合同管理

根据审批通过的订单生成合同,填写完相关信息后,可根据贸易方式、付款方式自动生成Word版的电子合同。合同签署后需上传双方已签字的合同扫描件,上传扫描件后合同信息将不允许修改。

当合同固定条款需要变更时,业务员需填写固定条款变更申请(对原模板的变更情况),填写原合同模版规定条款及申请变更后合同条款,并提交审批;审批通过后单证处制作新的合同模板。

3.收汇管理

对于电汇款项,在接到银行的到款通知后,外汇专员录入到系统中,系统会同时给相关人员发送系统通知及邮件,业务人员对款项类型进行回复,然后外汇专员反馈给银行;然后,外汇专员录入银行入账后发送正式的水单,由业务员将款项认领到合同。

 对于信用证,需要进行审证流程,如果不通过则需要联系海外客户改证,或者在企业内部进行让步申请。

4.生产入库跟踪

当预付款或信用证到证后,业务员填写定制车申请信息,申请排产。需要相关业务处长,收汇专员,单证处长及物流部长审批通过。

定制车申请通过后分为CBU和KD排产两类,CBU排产申请由订单处填写详细订单信息,经业务员确认后,导入到SAP中,或导出到word文档;KD排产由物流处根据BOM表生成发货清单。

发货清单在确认锁定前随BOM的修改也跟着修改,锁定后不随BOM更改。一个清单中可以包含多个BOM,输入车辆数量后,相同的零件要合并成一项,并显示零件总数。

订单下发后,由订单员从SAP和CRM系统查询生产进度,产品合格证,入库信息等生产信息录入本系统中。

提供订单车在线及成品车库存统计,对长期库存车进行统计分析。如入库半年以上尚未发运的车辆统计等功能。并对超过一定时期的库存车预警。

5.物流发运

根据合同及其他信息制定发运计划,录入船期,并根据实际发运情况录入实际发运,集港,装船等相关信息,发送发运通告给相关部门。

发运前由物流处填写发运前验收相关信息,通知验收部门进行发运前验收。

验收部门在检验后提交验收记录,如特殊情况未经检验仍要发运的话,需要填写让步发运审批信息,审批通过后,才可以发运。审批通过后或让步发运审批后由物流处安排发运,填写实际发运日期,实际集港日期及装船日期。并发送发运计划给相关人员。

由物流处记录港口检验信息,并记录相关问题。

6.单证制作

根据合同及相关外汇信息,进行国内清关手续和结汇单据的制作。

系统可自动生成相应格式的电子单据文件。

7.统计及可视化跟踪

可按照灵活条件进行相关业务数据的查询,以及对销量、合同等信息进行统计分析及可视化跟踪。

8.系统管理

灵活的多级菜单设置、多级的身份验证和合理密码规则,使得本系统更加方便易用、更加安全。

全方位的信息发布权限设置,杜绝错误信息的发布,保证了服务的严肃和准确性。

三、商业价值

完整而领先的汽车公司出口订单解决方案,有效地提高了汽车公司国际贸易业务的工作效率、节省了成本,更为客户提供了卓越、有效的服务,为国际贸易业务的进一步拓展提供了支持,更为国产汽车行业在世界市场上的发展打下了坚实的信息基础。


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